Verslo susitikimas - pasirengimo ir elgesio etapai.

Verslas

Verslo susitikimas yra viena iš verslo komunikacijos formų, kurios tikslas - kolektyvinė diskusija, įmonės (organizacijos) problemų ir klausimų suvokimas bei tinkamo sprendimo priėmimas.

Verslo susitikimų tipai yra skirti pagrindiniam tikslui ar užduotims, kurių reikia spręsti: planavimas, motyvacija, vidinė veikla, darbuotojų veiklos stebėsena ir kt.

Verslo susitikimo organizavimas ir rengimas turi tam tikrą technologiją, kurią taikant galite lengvai pasinaudoti šia verslo bendravimo forma.

1 etapas. Susirinkimo tikslas ir darbotvarkė.

Verslo susitikimas yra ne tik susitikimasdarbuotojai. Jo tikslas turėtų atrodyti kaip tikslo rezultatas, tai yra konkretaus sprendimo priėmimas. Todėl šis rezultatas turi būti suformuluotas iš anksto. Kuo konkretesnis yra sprendimo formulavimas, tuo efektyvesnis bus susitikimas ir rezultatas bus pasiektas. Siekdamas nustatyti tikslą, organizatorius turi atsakyti į klausimą: ar šiuo klausimu gali išspręsti konkretus darbuotojas pagal dabartinę darbo tvarką? Ar galima pakeisti susitikimą kita sprendimų forma?

Darbotvarkė parengta iš anksto. Susitikimo dalyviai turėtų susipažinti su artėjančia diskusija su reikalingomis medžiagomis, kad galėtume apsvarstyti sprendimą. Be to, kiekvienas darbotvarkės punktas turi turėti savo tikslą. Be darbotvarkės punktų, susitikimo dalyviai yra informuoti apie kiekvienam klausimui aptarti skirtą laiką.

2 etapas. Dalyvių laiko ir skaičiaus nustatymas.

Tradiciškai verslo susitikimai (išskyrusskubi pagalba) vyksta konkrečią savaitės dieną po pietų. Nustatykite dalyvių ratą taip, kad galėtumėte valdyti minimalų darbuotojų skaičių. Geriausias variantas yra 6-7 žmonės. Konstruktyvus problemų ir problemų sprendimas priklauso nuo to, ar yra tik suinteresuoti asmenys. Tai geriau patikėti susitikimą tiems darbuotojams, kurie yra labiausiai kompetentingi šioje temoje.

3 žingsnis. Vietos organizavimas.

Organizatoriai turėtų numatytigalbūt susitikimo dalyvių suderinamumą. Tai leis jums surengti kėdes ir sėdėti žmones, kad būtų padidintas bendravimo efektyvumas. Informacija yra suvokiama geriau ir greičiau, jei galite aiškiai matyti veidą, akis, garsiakalbio gestus.

Žingsnis 4. Susitikimo vykdymas: trukmė ir tvarkaraštis.

Verslo susitikimas turi keletą komponentų,kurie tiesiogiai veikia sprendimų priėmimo procesą. Trukmė neturėtų viršyti 40-45 minučių. Psichologiškai kolektyvinis protas negali dirbti produktyviai virš šio laiko. Jei būtina tęsti diskusiją, rekomenduojama pailsėti bent 30 minučių, o tai padidina sveikatos būklę, sąmoningumą.

Verslo susitikime turėtų būti nustatytos taisyklėskalbos. Už taisyklių laikymosi priežiūrą atsako pirmininkas. Vis dėlto visų susitikimo dalyvių nuostatų laikymasis rodo darbuotojų kompetenciją.

5 etapas. Susitikimo protokolai.

Oficialus dokumento sudarymaspagrindiniai susitikimo etapai, vardai ir kalbėtojai, pasiūlymai ir sprendimai, esminė verslo susitikimo sudedamoji dalis. Vadovaujantis protokolu, valdytojas turi teisę reikalauti priimti sprendimus.

6 etapas. Susirinkimo rengimo ir vykdymo analizė.

Verslo susitikimas laikomas sėkmingu, jei įmanomateigiamai atsakykite į klausimus: ar teisingai yra susirinkimo dalyvių ratas? Ar dalyvių vieta prisidėjo prie komunikacijos efektyvumo? Kaip suinteresuoti buvo diskusijos dalyviai? Kuo veikė spontaniškos sprendimų strategijos? Kokie prieštaravimai tarp asmeninių ir kolektyvinių tikslų pasireiškė? Kokia buvo konfliktų priežastis (jei jos įvyko)? Ar susitikimo laikas buvo veiksmingas?